Polis merupakan dokumen yang berisi kesepakatan antara pihak tertanggung dan penanggung (pihak asuransi) berkenaan dengan risiko yang hendak dipertanggungkan. Polis adalah bukti perjanjian penutupan asuransi tersebut.

Standar polis biasanya terdiri atas:

1. Ikhtisar pertanggungan (schedule)
   Berisi hal-hal pokok yang perlu diketahui oleh tertanggung.
2. Judul Polis
3. Pembukaan
4. Penjaminan (operative clause)
5. Pengecualian
6. Tanda tangan pihak penanggung
7. Uraian

Keterangan mengenai tertanggung dan obyek yang diasuransikan dapat dilihat pada dokumen asli maupun duplikat ikhtisar polis. Pihak asuransi menyarankan tertanggung meluangkan waktu untuk mempelajari isi polis yang telah diterima sehingga dapat diketahui secara jelas hak dan kewajiban masing-masing pihak terutama pada saat terjadi klaim.

Perubahan Polis

Apabila obyek yang diasuransikan atau alamat tertanggung mengalami perubahan selama masa berlakunya polis sehingga terjadi, misalnya perubahan fungsi/okupasi, nilai atau kepemilikan, tertanggung wajib memberitahukan hal ini kepada pihak asuransi. Hal ini akan sangat membantu seandainya terjadi klaim.

1. Perubahan risiko
   Fungsi / okupasi obyek pertanggungan berubah, misalnya dari rumah tinggal menjadi gudang, atau dari mobil pribadi menjadi mobil sewaan.
   
   
2. Perubahan nilai
   Nilai obyek pertanggungan telah berubah, dan tertanggung ingin mendapatkan penggantian yang sesuai jika terjadi klaim.
   
   
3. Pindah tempat dan pindah tangan

• Pindah tempat, maksudnya:
  Jika obyek pertanggungan mengalami perpindahan lokasi
• Pindah tangan, maksudnya:
  Pertanggungan akan batal jika barang yang diasuransikan pindah tangan, baik berdasarkan suatu persetujuan atau karena tertanggung meninggal dunia. Kecuali jika penanggung setuju akan perubahan tersebut.

Perubahan-perubahan tersebut akan dicatatkan pada lembaran kertas yang disebut dengan endorsemen. Endorsemen lazim digunakan karena menerbitkan suatu polis baru untuk menampung perubahan tersebut akan memakan biaya dan waktu.

Perpanjangan Polis

Pihak asuransi akan mencetak semua polis yang akan jatuh tempo minimal dua bulan di muka. Setelah mendengar evaluasi dari Departemen Underwriting dan Klaim, dan jika ternyata memberikan rekomendasi untuk diperpanjang, maka pihak asuransi akan mengirimkan surat pemberitahuan perpanjangan (renewal notice) yang dapat dikirim langsung oleh perusahaan atau melalui agen perantara sebelumnya. Persetujuan tertanggung dibutuhkan untuk perpanjangan polis tersebut, yang dapat dilakukan dengan menandatangani surat perpanjangan tersebut, berikut catatan yang perlu (misalnya ada perubahan atas obyek, dsb.) dan mengirimkannya kembali ke pihak asuransi. Pihak asuransi akan segera memproses perpanjangan tersebut, dan hasilnya akan segera diberitahukan kepada tertanggung.

Pembatalan Polis

1. Setiap pembatalan polis harus langsung diinformasikan ke bagian underwriting. Polis yang akan dibatalkan beserta surat permohonan pembatalan harus diserahkan ke bagian underwriting.
2. Bila tertanggung yang membatalkan polis yang sedang berjalan, maka pengembalian premi dihitung secara short periode sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh penanggung (pihak asuransi). Dalam hal ini, setiap perusahaan asuransi memiliki kebijakan yang berbeda dalam hal pembatalan polis.

Contoh:

Bapak A membatalkan polis mobilnya yang sudah berjalan 5 bulan. Premi yang dibayar untuk polis tersebut adalah Rp 500.000. Perhitungan pengembalian premi ke Bapak A adalah sbb:

Berjalan 5 bulan, pengembalian premi 40% (persentase ini ditentukan oleh pihak asuransi).

Diskon Rp 60.000 (tergantung perjanjian pertama, diberikan diskon atau tidak)

Biaya endorsemen senilai Rp 12.000 (ditentukan oleh pihak asuransi)

Penghitungan pengembalian:

Rp 500.000 X 40%                     = Rp 200.000

Dipotong diskon Rp 60.000 X 40% = Rp  24.000

Dipotong biaya endorsemen         = Rp  12.000

----------------------------------------------

Total yang diterima                    = Rp 164.000